I.            Objeto del documento de “TÉRMINOS Y CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN”

Este documento tiene como finalidad establecer las condiciones bajo las cuales se regirá la participación de las personas inscritas en la "Caminata Solar 2025". El documento busca definir claramente las condiciones, derechos y obligaciones de los participantes, garantizando el correcto desarrollo del evento; así como la seguridad, bienestar y satisfacción de los involucrados.

Condiciones de Participación

1. Inscripción: Todo participante deberá completar el proceso de registro establecido por los organizadores.

2. Aceptación de riesgos: Al inscribirse, los participantes aceptan los riesgos inherentes a las actividades de montaña y se comprometen a seguir todas las indicaciones y recomendaciones de los organizadores para minimizar dichos riesgos.

3. Responsabilidades del participante: Se espera que cada participante actúe de manera responsable y respetuosa, tanto hacia los demás participantes como hacia el medio ambiente y las comunidades locales que se visiten durante el evento.

4. Compromiso de los organizadores: La organización de la Caminata Solar 2025 se comprometen a ofrecer la información y logística necesaria para el desarrollo del evento, incluyendo detalles sobre el recorrido, alojamiento, alimentación y traslado de equipaje.

Derechos de los Participantes

1. Información: Todos los participantes tienen derecho a recibir información clara y precisa sobre el itinerario, las condiciones de seguridad, los servicios incluidos y cualquier otro aspecto relevante del evento.

2. Seguridad: Los organizadores se comprometen a tomar las medidas razonables para asegurar la seguridad de los participantes durante el evento, sin perjuicio de la responsabilidad personal de cada participante sobre su propia seguridad.

3. Respeto y privacidad: Los participantes tienen derecho al respeto de su persona, propiedad y privacidad durante el desarrollo del evento.

Obligaciones de los Participantes

1. Seguir instrucciones: Cumplir con todas las instrucciones dadas por los organizadores, guías o personal de apoyo para garantizar la seguridad y el buen desarrollo del evento.

2. Equipamiento adecuado: Asegurar que cuentan con el equipamiento necesario y adecuado para la actividad, conforme a las especificaciones proporcionadas por los organizadores.

3. Conducta responsable: Mantener una conducta responsable y respetuosa hacia el entorno natural, los bienes culturales, los demás participantes y las comunidades locales.
   
   
   

II.            Aceptación de riesgos y responsabilidad personal

La “Caminata Solar 2025” tiene como escenario de desarrollo las áreas montañosas del Cusco, las cuales conllevan riesgos inherentes que pueden incluir accidentes o enfermedades en lugares remotos sin acceso inmediato a asistencia médica, peligros naturales (tales como deslizamientos de tierra, caídas de rocas, y condiciones climáticas adversas), y riesgos asociados a la actividad física intensa. Por lo tanto, al inscribirse en este evento, cada participante reconoce y acepta expresamente estos riesgos, comprendiendo que la participación es voluntaria y bajo su propio riesgo.

Se hace énfasis en que, aunque los organizadores se comprometen a facilitar información y soporte logístico para la seguridad y bienestar de los participantes, la responsabilidad última sobre la seguridad personal recae en cada individuo participante. En ese sentido, para una gestión adecuada de la actividad, los participantes se comprometen a:

1. Informarse adecuadamente sobre los riesgos asociados a la actividad en montaña y las demandas físicas requeridas de la actividad.

2. Prepararse física y mentalmente para enfrentar las condiciones y desafíos de la “Caminata Solar 2025” durante los 4 días que se desarrollará el evento.

3. Adquirir y utilizar el equipo adecuado recomendado por los organizadores para la actividad, es decir, equipo de senderismo adecuado para el terreno montañoso.

4. Seguir las recomendaciones y directrices de seguridad proporcionadas por los organizadores, guías y/o personal de apoyo.

5. Actuar de manera prudente y responsable en todo momento, especialmente al enfrentar situaciones imprevistas o de riesgo.

Al aceptar estos términos, los participantes liberan a los organizadores, patrocinadores, colaboradores, y demás partes involucradas, de cualquier responsabilidad legal por lesiones, daños, pérdidas o fallecimiento que pudieran ocurrir como resultado de su participación en el evento, exceptuando casos de negligencia comprobada por parte de los organizadores.

III.            Requisitos de participación

La participación en la “Caminata Solar 2025” está sujeta a la satisfacción de ciertos criterios de elegibilidad por parte de los participantes. Estos criterios están diseñados para asegurar que todos los participantes tengan una experiencia segura y agradable, dichos requisitos incluyen:

1.  Condición física: Los participantes deben gozar de buena salud y tener una condición física adecuada para emprender caminatas de larga distancia en terrenos montañosos (7 a 9 horas de marcha efectivo-diaria). Se recomienda realizar un chequeo médico previo a la inscripción para confirmar la capacidad para participar en el evento.

2.  Experiencia en caminatas de montaña: Se prefiere que los participantes tengan experiencia previa en caminatas de montaña o actividades similares en altitudes elevadas. Los participantes deben estar familiarizados con los desafíos físicos y psicológicos asociados a este tipo de actividades.

3.  Equipo necesario: Los participantes deben contar con el equipo adecuado para la caminata, incluyendo calzado de montaña apropiado, ropa ligera, abrigadora e impermeable para las condiciones climáticas variables, mochila de tamaño regular para llevar provisiones y equipo personal, saco de dormir adecuado para bajas temperaturas, y cualquier otro equipo específico recomendado por los organizadores.

4.  Edad mínima: Los participantes deben tener al menos 18 años al momento de la inscripción, o cumplir con cualquier otro requisito de edad establecido específicamente por los organizadores.

5.  Documentación requerida: Los participantes deberán presentar un formulario de inscripción completo, un documento de identidad válido, y cualquier otra documentación requerida por los organizadores, como un certificado médico que acredite su aptitud física para la actividad.

6.  Aceptación de términos y condiciones: Todos los participantes deben leer, entender y firmar el documento de términos y referencias de participación, aceptando los riesgos y compromisos inherentes a su participación en el evento.

Estos requisitos tienen como objetivo asegurar que todos los participantes estén adecuadamente preparados para las demandas físicas y técnicas del evento, contribuyendo así a la seguridad general y al éxito de la "Caminata Solar 2025".

IV.            Registro y documentación

El proceso de inscripción y entrega de documentación necesaria para la "Caminata Solar 2025" se estructura para asegurar un registro eficiente de los participantes y la recolección de toda la información relevante para su participación segura y organizada en el evento.

1. Proceso de inscripción:

   • Plataforma de registro: Los interesados deberán completar su inscripción a través de la plataforma en línea proporcionada por los organizadores, disponible en el sitio web oficial del evento. (www.caminatasolar.com)

   • Periodo de inscripción: El periodo de inscripción estará abierto desde 11/03/2024 hasta 15/06/2024, o hasta alcanzar el número máximo de participantes establecido por la organización (40 cupos).

   • Confirmación de inscripción: Una vez completado el proceso de inscripción, los participantes recibirán una confirmación por correo electrónico, junto con información adicional relevante para su participación.

2. Documentación necesaria:

   • Formulario de inscripción: Completado electrónicamente durante el registro en línea.

   • Copia de documento de identidad: Para verificar los datos generales registrados del participante.

   • Certificado médico: Si los organizadores lo solicitan, un documento reciente que acredite la aptitud física del participante para realizar actividades de montaña, que deberá cargarse a la plataforma de registro o enviarse por correo electrónico a la dirección proporcionada por los organizadores.

   • Acuerdo de aceptación de riesgos: Firmado electrónicamente, donde el participante reconoce los riesgos asociados y acepta las condiciones de participación.

3. Aceptación de Términos:

   • Al completar la inscripción, los participantes aceptarán los términos y condiciones del evento, incluidos los relacionados con la seguridad, responsabilidad personal, y uso de imágenes y datos personales, mediante la firma electrónica del documento de términos y referencias de participación.

V.            Seguridad y salud

La seguridad y la salud de los participantes son prioritarias durante el desarrollo de la "Caminata Solar 2025". A continuación, se establecen las directrices generales para garantizar el bienestar de todos los involucrados:

1. Directrices de seguridad:

   • Preparación: Los participantes deben familiarizarse con el recorrido y las condiciones climáticas esperadas (junio: temporada de helada). Se recomienda entrenamiento previo en senderismo para el acondicionamiento físico requerido.

   • Equipo de seguridad: Uso obligatorio de equipo personal de seguridad recomendado, incluyendo calzado adecuado, ropa para protección climática, y equipo de navegación si se considera necesario.

   • Navegación y comunicación: Los participantes deberán seguir las rutas establecidas y utilizar dispositivos de comunicación proporcionados o recomendados por los organizadores para casos de emergencia.

2. Primeros auxilios:

   • Equipos de primeros auxilios: Los participantes deben llevar consigo un kit básico de primeros auxilios con equipo personal.

   • Personal de apoyo: Contará con personal capacitado en primeros auxilios y rescate en montaña, disponible para asistir en caso de emergencia.

3. Medidas de salud:

   • Hidratación y nutrición: Se enfatiza la importancia de una adecuada hidratación y nutrición. Los tambos proporcionarán agua y snacks saludables.

   • Adaptación a la altitud: Dada la altitud del recorrido, se recomienda a los participantes realizar una aclimatación previa para minimizar el riesgo de mal de altura.

   • Cuidados específicos: Los participantes con condiciones médicas preexistentes deben consultar con su médico antes del evento y llevar consigo medicación necesaria, informando a los organizadores sobre cualquier requerimiento especial de salud.

VI.            Equipamiento y vestimenta

Para garantizar la seguridad y comodidad de los participantes durante el evento, es esencial contar con el equipo adecuado. A continuación, se detallan las especificaciones sobre el equipo requerido:

1. Vestimenta:

   • Capas de ropa: Utilizar el sistema de 3 capas en montaña para adaptarse a cambios de temperatura. Incluir una capa base que aleje la humedad del cuerpo (Sintético o Lana Merino), una capa intermedia para el aislamiento térmico (Polar o Lana), y una capa exterior impermeable (Gore Tex o Membranas Impermeables).

   • Protección para la cabeza y las manos: Gorro de lana o material sintético para el frío, y guantes impermeables. Incluir también protección solar, como un sombrero de ala ancha y gafas de sol.

2. Calzado:

   • Botas de montaña: Deben ser impermeables, con soporte para el tobillo y suela con buen agarre. Es recomendable haberlas usado previamente para evitar ampollas.

3. Equipo de campamento:

   • Saco de dormir: Sleeping adecuado para las temperaturas más bajas esperadas en la ruta.

   • Colchoneta aislante: Para aislamiento del suelo durante el descanso nocturno, adicionar plástico para impermeabilizar la humedad del piso.

   • Carpas/Tiendas de campaña: Se permite el uso de equipo personal, deben ser ligeras y adecuadas para las condiciones de montaña mínimo 3 estaciones.

4. Mochila:

   • Capacidad y resistencia: Una mochila de 30 a 40 litros, resistente al agua o con funda para lluvia, suficiente para llevar el equipo personal y provisiones para un día.

5. Otros Elementos Esenciales:

   • Hidratación: Botellas de agua o sistema de hidratación con capacidad mínima de 2 litros, opcionalmente llevar pastillas purificadoras.

   • Alimentación: Snacks energéticos y nutritivos para el camino.

   • Kit de primeros auxilios: Botiquín básico de primeros auxilios, incluyendo medicación personal específica.

   • Protección Solar: Crema solar de alto factor y labial con protección UV.

   • Iluminación: Linterna frontal y manual con baterías de repuesto.
     
     
     

VII.            Logística:

La organización de la "Caminata Solar 2025" proporcionará detalles logísticos específicos para asegurar el traslado de equipaje, alojamiento, y alimentación de los participantes, contribuyendo a una experiencia segura y confortable durante el evento.

1. Traslado de Equipaje:

   • Los organizadores facilitarán el servicio de traslado de equipaje personal a los puntos de campamento designados al final del día. Los participantes deberán entregar sus equipos en los puntos de inicio especificados cada mañana al empezar la caminata.

   • Se establecerán límites de peso y dimensiones para el equipaje que será transportado, asegurando una gestión eficiente y segura del mismo.

   • El traslado de equipaje no es obligatorio para los participantes y el servicio tiene un costo.

2. Alojamiento:

   • Los organizadores facilitarán las áreas de camping con los servicios básicos de higiene y áreas comunes a lo largo de toda la ruta. En ese sentido, es indispensable contar con equipo de campamento para hacer uso de las instalaciones (carpa, matra, sleeping).

   • Se podrá gestionar adicionalmente y con un costo extra el alquiler de equipos de campamento y/o hospedaje. (Solicitar información adicional)

3. Alimentación:

   • Se brindará información de áreas específicas para el desayuno, almuerzo, y cena. Las comidas serán compradas en pueblos o centros poblados a largo de la ruta

   • También se dispondrá de puntos de avituallamiento con snacks y bebidas para reponer energías durante las caminatas.

VIII.            Protección del medio ambiente

La "Caminata Solar 2025" se compromete con la preservación de los espacios naturales y culturales que forman parte de su recorrido. Los participantes juegan un rol crucial en este esfuerzo, por lo que se establecen las siguientes directrices para garantizar una mínima huella ambiental y el respeto hacia el patrimonio cultural:

1. Principio de No Dejar Rastro:

   • Evitar la generación de residuos cuando sea posible. Los residuos generados deben ser llevados por los participantes hasta los puntos de recogida establecidos por la organización.

   • Utilizar instalaciones sanitarias provistas o técnicas de mínimo impacto en áreas sin acceso a ellas.

2. Conservación de la flora y fauna:

   • Mantenerse en los senderos marcados para evitar dañar la vegetación y los hábitats de la fauna local.

   • Prohibición de alimentar, molestar o dañar la vida silvestre.

3. Respeto al patrimonio cultural:

   • Observar y apreciar los sitios culturales e históricos desde la distancia sin tocar, alterar, o llevarse objetos.

   • Seguir las indicaciones de los organizadores, respetando las costumbres y tradiciones de las comunidades locales.

4. Educación y concientización:

   • Participar en las actividades de educación ambiental y cultural ofrecidas por los organizadores.

   • Comprometerse a compartir las prácticas de conservación aprendidas con otros y aplicarlas en futuras actividades al aire libre.

5. Apoyo a la conservación:

   • Parte de la inscripción puede destinarse a proyectos de conservación del área, contribuyendo así al mantenimiento y protección de estos valiosos entornos.

IX.            Derechos de Imagen

La participación en la "Caminata Solar 2025" conlleva el entendimiento y la aceptación por parte de los participantes de que durante el evento se realizarán grabaciones y tomas fotográficas. Estas imágenes y vídeos pueden ser utilizados por los organizadores o sus socios para fines promocionales, incluyendo, pero no limitándose a, publicidad en medios digitales e impresos, material informativo y documentales.

1.  Autorización de uso: Al inscribirse, los participantes otorgan su consentimiento para que su imagen sea capturada en fotografías y vídeos durante el evento, y para el uso de estas imágenes por parte de los organizadores y sus socios autorizados.

2.  Finalidad: El uso de dichas imágenes se limitará a fines promocionales, educativos o informativos relacionados con la "Caminata Solar" y actividades futuras organizadas por la organización.

3.  Sin remuneración: Los participantes reconocen que no recibirán compensación económica alguna por el uso de estas imágenes.

4.  Respeto a la privacidad: Aunque se buscará el uso respetuoso de las imágenes, los participantes pueden solicitar la no publicación de imágenes específicas en las que aparezcan, bajo ciertas circunstancias razonables.

5.  Derecho a revocar: Los participantes tendrán derecho a revocar su consentimiento respecto al uso de imágenes donde aparezcan, notificando por escrito a los organizadores con una antelación razonable.

X.            Cancelaciones y reembolsos

La participación en la Caminata Solar 2024 implica un compromiso tanto de los participantes como de los organizadores. Dado el esfuerzo logístico y los costos asociados a la preparación del evento, se establece una política de cancelación y reembolso como sigue:

1.  Cancelación por parte de los organizadores: En el caso excepcional de que el evento deba ser cancelado por los organizadores debido a circunstancias fuera de su control (condiciones climáticas adversas, desastres naturales, restricciones de salud pública, etc.), se notificará a los participantes a la mayor brevedad posible. Dado que los fondos recaudados son utilizados para los preparativos del evento, no se ofrecerán reembolsos. Sin embargo, se evaluará la posibilidad de aplicar la inscripción a una futura edición del evento o de ofrecer alternativas de compensación no monetaria.

2.  Modificaciones al evento: Los organizadores se reservan el derecho de hacer modificaciones al itinerario, ubicación, y otros aspectos del evento por razones de seguridad, climáticas o de fuerza mayor. Estas modificaciones no serán motivo para el reembolso de la tarifa de inscripción.

XI.            Modificaciones al Evento

Los organizadores de la "Caminata Solar 2025" se reservan el derecho de hacer modificaciones a las rutas, programaciones, o incluso cancelar el evento, en respuesta a condiciones adversas o imprevistos que puedan comprometer la seguridad de los participantes o la viabilidad del evento. Esto incluye, pero no se limita a, condiciones climáticas extremas, desastres naturales, restricciones por salud pública, o cambios en las regulaciones locales.

1.  Comunicación de cambios: Cualquier modificación significativa al evento será comunicada a los participantes a la mayor brevedad posible, a través de los canales oficiales de comunicación del evento.

2.  Decisiones basadas en seguridad: Las decisiones de modificar o cancelar el evento se tomarán teniendo en cuenta la seguridad de los participantes como prioridad principal.

3.  Opciones para participantes: En caso de cancelación o modificación significativa del evento, se buscarán alternativas para minimizar el impacto en los participantes, lo cual puede incluir la reprogramación del evento, la modificación del recorrido, o la conversión a un formato virtual, entre otras opciones.